Orientação para empresários/gerentes
De pequenas pousadas a clínicas veterinárias, pequenas empresas podem estar presentes nos mais diversos ramos. Mesmo assim, apesar das diferenças, as pequenas empresas compartilham as mesmas preocupações quando o assunto é o uso da tecnologia para permanecer competitivo e melhorar o desempenho do negócio.
DICA:
Participe dos breves treinamentos on-line para desenvolver sua proficiência no Microsoft Office. Os cursos podem ajudá-lo em tudo, desde formatação de documentos do Word até montagem de bancos de dados do Access.
Como administrador de uma pequena empresa, verifique se estas preocupações lhe são familiares:
- A tecnologia muda com tanta rapidez que não sei do que preciso, por isso fico com o que já tenho. Mas tenho medo de ficar para trás
- Manter um registro contínuo de nossos clientes é um desafio constante que ultrapassa os limites de nossa tecnologia atual
- Eu e meus funcionários desperdiçamos muito tempo lidando com spams e vírus
- Não tenho condições de oferecer um grande orçamento de marketing mas sei que divulgar minha empresa é fundamental para permanecer à frente da concorrência
Se temores como esses tiram o seu sono, veja aqui algumas idéias que ajudarão você a dormir melhor.
Identificando soluções para permanecer competitivo
O Microsoft Office é o software de produtividade mais usado hoje em dia. É o lugar perfeito para começar se você estiver pensando em como a tecnologia pode ajudar a melhorar o desempenho da empresa.
O Microsoft Office Small Business Edition 2003 é a versão mais recente do Office e foi criado especificamente para empresas com 1 a 25 funcionários. Ele contém os programas que você usa com mais freqüência — Word, Excel, PowerPoint e Publisher e o novo Outlook com Business Contact Manager, que ajuda a gerenciar contatos comerciais e oportunidades de vendas. Mas como esta é a primeira versão do Office dedicada exclusivamente às necessidades das pequenas empresas, ela contém recursos que solucionam vários desafios enfrentados pelos empresários/gerentes.
Mantendo um bom registros dos clientes
Você pode gerenciar contatos, oportunidades de vendas e contas — tudo em um só lugar — com o novo Business Contact Manager para Microsoft Office Outlook 2003. Além disso, sempre que você envia um email a um cliente registrado no Outlook, o email é automaticamente anexado à conta do cliente. Assim, ao examinar a conta, você encontra um registro dos emails recebidos e enviados ao cliente — tudo facilmente acessível em um só lugar.
O Outlook 2003 com Business Contact Manager também permite:
· Vincular documentos (emails), anotações, compromissos e tarefas aos registros de contatos e oportunidades de vendas
- Exibir um histórico de atividades da conta com um simples clique
- Gerenciar clientes interessados e em potencial durante todo o ciclo de vendas registrando informações importantes, como potencial de receita ou probabilidade de fechamento
- Executar relatórios para ajudar a priorizar oportunidades de vendas e acompanhamentos
A curva de aprendizagem é mínima com o Business Contact Manager para Outlook 2003 porque você estará trabalhando com a familiar interface do Outlook.
1. A atividade pode ser um telefonema, uma reunião ou uma tarefa interna. Com isso, você pode gerenciar melhor a sua rotina.
2. Categorizar este contato, classificando-o para fazer parte da lista que recebe cartão de Natal ou de empresas concorrentes e fornecedoras, entre outras atividades que o sistema permite.
3. Criar. A tela ao lado mostra o cadastro de contatos dentro da conta.
4. Pronto, seu contato está atualizado. Você pode classificar e agrupar informações por categoria, fazendo com que seja possível obter uma visão ampla do histórico da conta.
5. Sua empresa passa então a classificar as informações financeiras do cliente, como o status da relação da sua companhia com determinado fornecedor, como a questão de risco, que adverte e previne futuras negociações.
6. O que faz com que as oportunidades aumentem, afinal, você consegue administrar melhor o estágio da negociação. Na tela ao lado, um exemplo do estágio do ciclo de vendas de um produto.
7. É possível também classificar as oportunidades para vender novos produtos, com previsão de quantidade e receita que poderá ser gerada por cada produto envolvido.
8. Sua empresa pode também ordenar as visões.
9. Como agendar telefonemas e assuntos? No exemplo ao lado, a pessoa abre a atividade telefonema e, em seguida, liga para o contato. Ao iniciar a conversa, clica em "start time", e a ligação passa a ser cronometrada. Ao final, pode-se fazer anotações sobre os pontos que conduzirão a oportunidade a se tornar uma venda concreta.
Reduzindo o lixo eletrônico e bloqueando a entrada de vírus
O tempo desperdiçado com a exclusão de emails indesejados poderia ser usado em atividades importantes para a empresa. Com o filtro avançado de lixo eletrônico do Outlook 2003, você pode reduzir o tempo de inatividade causado pelo spam. Você também pode adicionar endereços de email à Lista de Remetentes Seguros, à Lista de Destinatários Seguros e à Lista de Remetentes Bloqueados para controlar melhor o que será e o que não será tratado como spam.
Com o recurso de lixo eletrônico do Outlook, é possível:
- Ajustar o nível de proteção conforme necessário para obter o máximo de segurança; por exemplo, você poderá receber apenas mensagens da lista segura
- Atualizar o filtro regularmente no Office Online
- Bloquear imagens de mensagens HTML que os spammers usam para capturar informações sobre você
O Outlook 2003 também pode ajudar na proteção contra vírus, incluindo vírus de macro disseminados por meio de anexos de emails.
Divulgando sua empresa
Para colocar sua empresa ou seus serviços no mercado sem contar com um grande orçamento, considere alavancar as ferramentas do Microsoft Office Small Business Edition 2003. Veja algumas idéias:
- Boletins informativos por email. Você pode optar por um modelo de design do Publisher e usar a funcionalidade de mala direta para enviar boletins informativos por email para destinatários determinados ou mensagens de email personalizadas para seus principais clientes.
- Folhetos ou cartões postais. Crie peças de marketing de aparência profissional, como cartões de visita, folhetos e boletins informativos, usando os modelos fornecidos no Publisher 2003. Tudo pode ser personalizado para incluir informações pertinentes sobre a empresa, logotipos e esquemas de cores.
- PowerPoint: Monte apresentações eficazes para clientes ou equipes de vendas com os modelos de fácil utilização do PowerPoint.
Fazer o que há de melhor na tecnologia atual trabalhar a favor de sua empresa é uma maneira eficaz de permanecer sempre na frente na corrida competitiva.
Criando materiais de marketing com o microsoft office publisher.
Comunicações regulares e consistentes tendem a aumentar a comunicação entre a empresa e seus clientes.
Veja como é fácil criar um informativo usando o Publisher.
No Painel de tarefas / Nova publicação , item Nova com base em um design, verificar as opções. No exemplo foi clicada a opção Publicações para Impressão.
Clicar no item Boletins informativos e selecionar Boletim informativo - Barra de acessórios . Para abrir o modelo dar um clique sobre ele.
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